ในการขายจะมีเอกสารหลากหลายตัวด้วยกัน บางทีพนักงานขายจะสับสนเรื่องตัวเอกสาร ว่าต้องใช้อะไรก่อนหลัง จะใช้เพื่อจุดประสงค์อะไรบ้าง “ใบวางบิล” จะออกมาเมื่อถึงเวลาชำระเงิน โดยจะรวมยอดคงค้างทั้งหมด และสรุปว่ามีรายการค่าใช้จ่ายใดบ้าง และเป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ ซึ่งบางทีบริษัทคู่ค้าจะแจ้งมาว่าต้องการให้ออกใบวางบิลโดยรวมค่าใช้จ่ายใดบ้าง ทั้งนี้ขึ้นกับการตกลงของเราและคู่ค้าด้วย

ข้อมูลสำคัญที่ควรมีในเอกสารใบวางบิลมี 2 ส่วนดังนี้

ส่วนที่ 1 ข้อมูลของผู้ออกใบวางบิล

จะประกอบด้วย

• วันที่ออกเอกสาร
• เลขที่ใบแจ้งบิล
• ชื่อบริษัทของผู้ออกใบแจ้งหนี้
• ที่อยู่บริษัทของผู้ออกใบวางบิล
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบวางบิล
• เบอร์โทรศัพท์ของบริษัทของผู้ออกใบวางบิล ที่ต้องติดต่อได้จริง
• ลายเซ็นของผู้วางบิล

ส่วนที่ 2 ข้อมูลของลูกค้า

จะประกอบด้วย

• ชื่อของบริษัทลูกค้า
• ที่อยู่บริษัทลูกค้า
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทลูกค้า
• รายละเอียดของสินค้า และบริการ
• ยอดรวมของค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระทั้งหมด
• วันที่กำหนดชำระเงิน
• วิธีการรับชำระเงิน

ใบวางบิลจะจัดส่งให้ลูกค้าเมื่อลูกค้ามีการตกลงเซ็นเอกสารใบเสนอราคาตามที่ตกลงการชำระเงินส่งกลับมาให้ทางบริษัท จากนั้นเราต้องถามทางลูกค้าว่าบริษัทของลูกค้านั้นมีกำหนดการวางบิลอย่างไร วันที่เท่าไหร่ถึงจะวางบิลได้ และมีกำหนดการรับเงินอย่างไร เมื่อถึงวันที่ลูกค้าได้แจ้งเอาไว้ เราจะส่งเอกสาร “ใบวางบิล” ไปให้กับลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานการขอรับการชำระเงิน ทำให้เบิกจ่ายได้ง่ายมากยิ่งขึ้นค่ะ

หากท่านใดที่สนใจระบบ CRM ขนาดย่อม ช่วยบริหารงานขายให้สะดวกยิ่งขึ้น สามารถติดต่อได้ที่ เบอร์ 02-8040909 (วันจันทร์ - ศุกร์ 9.00 – 18.00 น.) หรือ Line OA : @kachen19 (มี @ ด้วยค่ะ) หรือทางอีเมล hello@kachendigital.co.th