หลายคนน่าจะเคยสงสัยแบบแอดมินว่า ใบวางบิล และใบแจ้งหนี้คืออะไร มีความแตกต่างกันอย่างไรนะ วันนี้แอดมินจะมาอธิบายให้ฟังกันค่ะ

ใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ คือเอกสารที่เจ้าของบริษัทผู้ให้บริการ หรือขายสินค้าต้องทำขึ้นมาเพื่อแจ้งจำนวนเงินที่ต้องจ่ายให้ลูกค้า ส่วนใหญ่เอกสารประเภทนี้ มักใช้กับธุรกิจขายสินค้าหรือบริการที่มีรอบของการชำระเงินแบบให้เครดิต

ข้อมูลสำคัญที่ควรมีในเอกสารใบแจ้งหนี้มี 2 ส่วนดังนี้

ความแตกต่างของใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ก็คือ

ใบแจ้งหนี้ ไว้แจ้งเงินค่าสินค้าหรือบริการ โดยจะออกให้ทุกครั้งหลังจากงานนั้นเสร็จสิ้นแล้ว หรือได้ให้บริการเรียบร้อยแล้ว

แต่ใบวางบิล จะถูกออกเมื่อเรียกเก็บเงินตามระยะเวลาครบกำหนดที่เราให้กับลูกค้า หรือใช้เพื่อแจ้งยอดชำระตามวันกำหนดวางบิล

ซึ่งในบางกรณีหรือบางธุรกิจ อาจจะใช้แค่ใบใดใบหนึ่ง หรือ ทั้งสองใบก็ได้ ให้เช็คให้ดีว่าลูกค้าต้องการเอกสารแบบไหน และถ้าต้องวางบิล ต้องวางในวันที่ลูกค้ากำหนดไว้จึงเป็นหน้าที่่ของบริษัทที่ต้องถามรายละเอียดให้ชัดเจนในเรื่องนี้ ไม่เช่นนั้นจะทำให้คลานเคลื่อนในการวางบิล และทำให้รับเงินได้ช้าลง

ซึ่งในบางกรณีหรือบางธุรกิจ อาจจะใช้แค่ใบใดใบหนึ่ง หรือ ทั้งสองใบก็ได้ ให้เช็คให้ดีว่าลูกค้าต้องการเอกสารแบบไหน และถ้าต้องวางบิล ต้องวางในวันที่ลูกค้ากำหนดไว้จึงเป็นหน้าที่่ของบริษัทที่ต้องถามรายละเอียดให้ชัดเจนในเรื่องนี้ ไม่เช่นนั้นจะทำให้คลานเคลื่อนในการวางบิล และทำให้รับเงินได้ช้าลง

นอกจากความชัดเจนเรื่องของวันที่วางบิล และวันเรียกเก็บเงินจากลูกค้าตามที่กำหนดแล้ว สิ่งที่บริษัทห้ามพลาดเลย คือ รายละเอียดและความครบถ้วนที่ต้องมีในเอกสาร ทั้งข้อมูลของบริษัมเราเองและข้อมูลของลูกคัาที่เราเรียกเก็บเงิน ได้แก่ ชื่อและที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สำนักงานใหญ่/ สาขา เป็นต้น รวมทั้งต้องระบุรายละเอียดของสินค้า/บริการ (อ้างอิงเอกสารที่เกี่ยวข้อง) พร้อมระบุยอดรวม วันครบกำหนดชำระเงิน และวิธีชำระเงินทีต้องการลงไปด้วยค่ะ

หากท่านใดที่สนใจระบบ CRM ขนาดย่อม ช่วยบริหารงานขายให้สะดวกยิ่งขึ้น สามารถติดต่อได้ที่ เบอร์ 02-8040909 (วันจันทร์ - ศุกร์ 9.00 – 18.00 น.) หรือ Line OA : @kachen19 (มี @ ด้วยค่ะ) หรือทางอีเมล hello@kachendigital.co.th